Nous savons tous que la plupart de nos actions quotidiennes, notamment au sein de l’entreprise, relèvent pour une bonne part d’une forme de routine (80% pour 20% d’imprévu et d’exceptionnel). Alors pourquoi nous priver de les formaliser pour les systématiser, les automatiser et nous éviter ainsi de remettre sans cesse de façon inutile et peu efficace l’ouvrage sur le métier.
Par exemple, pour un restaurateur pourquoi se lever si tôt pour répéter tous les jours au cuisinier auprès de quels fournisseurs s’approvisionner alors qu’il est si simple de dresser une liste de ses fournisseurs avec leurs conditions d’achat, pourquoi devoir tous les matins expliquer au personnel comment dresser les vitrines ou accueillir les clients alors qu’on pourrait l’écrire et l’afficher ; pour un manager quel dommage de devoir sans cesse refaire le travail d’explication de la nature d’un poste et de ses missions à un nouveau collaborateur prenant la succession d’un autre alors qu’il suffirait d’avoir formalisé une description du poste avec ses principales caractéristiques pour ne pas avoir à le faire ; pour un gestionnaire pourquoi refaire chaque mois son rapport mensuel en allant à la « pêche » aux informations alors qu’il lui suffirait sans doute d’automatiser son système d’information et la collecte de ces informations à travers un système organisé, communicant et unique.
Ce sont quelques exemples qui illustrent l’intérêt pour notamment chaque dirigeant de porter son attention sur toutes les améliorations qui pourrait lui permettre de gagner du temps et de se consacrer à l’important tout en facilitant le travail de ses collaborateurs.
En réalité, tous les domaines de l’entreprise sont concernés par la systématisation, à commencer par le partage de la vision que porte le dirigeant pour son entreprise. Qui n’a pas constaté l’importance de clarifier puis de formaliser cette vision pour pouvoir la partager avec ses collaborateurs et les entraîner en leur traçant la voie et donner du sens à leur engagement. Il en va de même pour les éléments de culture de l’entreprise et particulièrement ses valeurs, mais aussi pour tous ses processus de production, de distribution, de gestion de la relation client, de gestion des ressources humaines (par exemple le processus de recrutement) et financières. À tous les niveaux, systématiser va permettre de dégager du temps pour se consacrer à des tâches plus importantes et prioritaires, à mieux déléguer, à mieux manager ses équipes, à mieux communiquer avec les autres, à mieux former, à mieux vendre et satisfaire les clients. Bref, cette volonté de faire mieux avec moins d’efforts est le passage obligé pour qu’une entreprise puisse continuer à se développer dans l’harmonie et le maintien d’une bonne rentabilité. La systématisation devient alors un véritable effet de levier pour l’entreprise.
Si vous ressentez le besoin de mieux vous organiser et de mettre en place les éléments au sein de votre entreprise pour la systématiser, appelez-nous pour un rendez-vous d’information et de découverte de nos méthodes et outils.
Georges Druon
