Comment progresser dans un monde de plus en plus complexe ?

Le monde dans lequel nous vivons est de plus en plus changeant et complexe à analyser. C’est un défi majeur pour le chef d’entreprise qui doit apprendre à progresser dans un monde complexe, tout en pilotant son entreprise dans un environnement qu’il a parfois du mal à cerner et avec lequel il doit composer.

Il lui faut accepter de ne pas pouvoir tout maitriser ni d’ailleurs parfois tout comprendre. L’approche uniquement déterministe ; celle qui consiste à tout vouloir expliquer par une liaison de cause à effet, n’est plus la clé de lecture suffisante pour expliquer ce qui se passe, ou ce qui pourrait arriver.

Cette notion est caractérisée par le terme VUCA, qui est l’acronyme de Volatilité, Incertitude (Uncertainty), Complexité et Ambiguïté. Cette réalité de changements complexes a été accentuée ces dernières années par la succession d’événements qui ont bouleversé nos vies : Internet, les outils technologiques et toutes leurs applications, la pandémie, les changements climatiques, les instabilités politiques et conflits qui se rapprochent de nous… Autant de facteurs avec lesquels nous devons composer, car ils ont des multiples impacts sur notre quotidien et sur notre avenir.

Avant d’aborder les moyens d’agir, il est essentiel de mieux comprendre cette notion de VUCA et de clarifier chacun de ces quatre paramètres :

Volatilité : tout peut changer très vite, parfois de façon parfois brutale et imprévisible. Pour l’entreprise, cela concerne de multiples domaines : l’émergence d’un nouveau concurrent, les changements des critères de choix des consommateurs, l’arrivée d’une nouvelle application (qu’elle soit une « concurrente » ou qu’elle change profondément l’organisation du travail), le départ d’un collaborateur, les nouvelles règlementations, les tensions sur des approvisionnements et sur les prix…

Incertitude : les choses ne sont plus acquises pour un temps long : ce qui marchait hier ne fonctionne plus forcément aussi bien aujourd’hui. L’avenir est difficilement prévisible, et les informations dont chacun dispose pour prendre des décisions peuvent être insuffisantes et parfois contradictoires. L’expérience acquise n’est plus suffisante et l’apprentissage se fait beaucoup à posteriori.

Complexité : les facteurs s’interconnectent et il est très difficile de procéder à l’analyse de l’impact de chaque élément, aussi bien quand il s’agit de préparer une opération, qu’au moment de son exécution. Parfois, un changement minime peut avoir de profondes conséquences, qui sont très difficilement identifiables.

Ambiguïté : certaines situations peuvent être vécues et interprétées de façons différentes par chacun. D’abord du fait que certaines informations sont manquantes, incomplètes ou pas suffisamment claires ; ensuite par le vécu et la personnalité de chacun. Tout et son contraire peuvent arriver au même moment, générant des paradoxes et des contradictions qui créent de la confusion et la remise en cause de ce qui était considéré comme acquis.

Comment agir ?

Afin d’affronter efficacement cette situation, il est important de savoir mixer rigueur et souplesse, d’être ferme sur certains points tout en étant agile sur d’autres, aussi bien individuellement que collectivement. Le point de départ est de clarifier les objectifs, les moyens et les règles de fonctionnement. L’improvisation ne peut être efficace que quand chaque acteur connait son texte et le jeu des autres.

C’est vrai pour le spectacle, comme pour l’entreprise.

L’importance est de bien partager le cap, la destination à atteindre, pour que « dans les périodes de brouillard », chacun puisse lui-même avancer et conserver le cap, savoir limiter les impacts des imprévus, savoir faire la part des choses, ne pas rester bloqué par des ressentis et des frustrations, et continuer de progresser vers la destination finale.

Le chef d’entreprise doit être exemplaire, communiquer sur les bonnes postures à prendre et favoriser chacun dans ses propres initiatives.

Parmi les bonnes pratiques comportementales à adopter, nous pouvons citer les six clés suivantes :

• Le lâcher-prise : accepter de ne pas tout savoir, prévoir et contrôler. Accepter aussi les tentatives non réussies (nous apprenons tous de nos « erreurs »).
• La confiance : croire en ses capacités et celles des collaborateurs à faire du mieux possible et affronter l’incertitude.
• Le relativisme : prendre du recul, gérer ses émotions, faire la part des choses entre ce sur quoi nous pouvons agir et le reste.
• La coopération : s’enrichir de la diversité des points de vue et des propositions, faire jouer le collectif pour plus de solidarité et d’implication.
• L’audace : oser de nouvelles actions, prendre des risques, faire confiance à son intuition, ne pas craindre les « échecs » car c’est souvent la seule voie pour aller vraiment au-delà des blocages.
• Le positivisme : croire en l’avenir, en soi, aux autres et valoriser les « petits » succès car ce sont eux qui amènent vers de grandes réalisations.

Le dirigeant n’est pas seul. Il est essentiel pour lui de s’appuyer sur son équipe, en jouant à la fois sur les individus et sur le collectif, de favoriser l’intelligence collective et de développer une organisation apprenante (Test & Learn).

Les équipes sont en contact avec cette réalité changeante et elles doivent pouvoir agir et réagir en toute autonomie et toute responsabilité.

Le temps est un facteur clé dans ce contexte, car prendre du temps pour vouloir analyser de façon plus approfondie (en sachant que les liens de causalité sont parfois compliqués à identifier et quantifier) va pousser chacun à plus de procrastination, avec la peur grandissante de ne pas prendre la bonne décision et donc d’échouer.

Pour contrebalancer cette réaction assez naturelle chez bon nombre de personnes, il faut encourager chacun à plus de discernement sur l’analyse des faits et à encourager son bon sens pour trouver rapidement des éléments concrets, factuels afin de faire évoluer positivement la situation.

La peur de l’échec ne doit plus être un frein. L’envie de vouloir agir avec les bonnes intentions, l’encouragement à échanger avec ses collègues, doit pousser chacun à s’approprier les actions dans ces situations complexes. C’est un mélange qui doit devenir « naturel » de confiance en soi, de confiance dans les autres, en s’appuyant sur les messages motivants transmis par le dirigeant.

Les clés pour un bon fonctionnement de l’équipe dans ce monde VUCA :

• Fixer le cap, identifier des objectifs précis (SMART*), communiquer sur les valeurs à respecter, communiquer sur les règles de fonctionnement.
• Mettre en place des tableaux de bord avec des indicateurs clés pour bien suivre les résultats, mieux anticiper et apporter des actions correctives si besoin.
• Déléguer, impliquer, faire parler, laisser faire, encourager, aider chacun à se projeter, à proposer de nouvelles idées.
• Reconnaitre les bonnes tentatives, y compris quand le résultat n’est pas au niveau attendu, mais que les intentions étaient là et encourager encore plus à retenter, dans un esprit de « test & mesure ».
• S’assurer que le fonctionnement de l’équipe est suffisamment robuste, notamment pour pouvoir remplacer le départ de quelqu’un, ou son indisponibilité.
• Savoir pivoter, faire évoluer son positionnement, son organisation.
• Cultiver les valeurs de l’entreprise, par des moments d’échanges individuels et collectifs, par l’illustration que les succès proviennent en grande partie de l’application de ces valeurs.

Ces situations complexes peuvent inquiéter au premier abord, car elles sont souvent en rupture avec nos habitudes.

Ce sont bien fréquemment des opportunités pour penser différemment et enclencher des changements plus ou moins profonds (il faut des deux !). Et c’est cet état d’esprit qui va vous permettre de générer de nouveaux succès et d’alimenter votre confiance dans l’avenir.

À vous de donner le plein sens au mot « ENTREPRENDRE » !

 

* SMART signifie spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini.