Que ce soit avec vos collaborateurs, vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires, comme avec toute autre personne, il n’est pas toujours évident de bien communiquer, de trouver les bons mots, de se faire comprendre, et aussi de pouvoir comprendre l’autre.
La communication fait partie de ce que l’on appelle les « Soft Skills », ce que l’on pourrait traduire par « les compétences humaines », le savoir-être. Et même si ce sujet est important, voire de plus en plus essentiel au quotidien dans notre monde en changements permanents, peu nombreux sont ceux qui en maitrisent les clés. Car si les relations humaines sont riches et porteuses de sens et de plaisir, elles peuvent parfois poser de nombreuses questions.
Nous vous proposons de partager certaines clés de réussite pour une communication plus efficace, sachant que dans le domaine de la communication, la littérature est pléthorique et très diversifiée.
Dans cet article, nous allons nous focaliser sur votre communication interne, en notant que bon nombre des principes abordés peuvent s’appliquer de façon générale aux autres types de communication.
Le principe fondamental est qu’une bonne communication s’évalue par rapport aux retours que vous fait la personne / les personnes, avec laquelle / lesquelles vous communiquez.
Selon le type de communication concernée, les façons de procéder devront être adaptées. Pour illustrer, et pour simplifier, prenons 3 cas :
1. La communication générale
C’est celle qui est plus ou moins régulière, dont le sujet est la « vie de l’entreprise » : les dernières actualités, les résultats, le contexte général, le plan de développement avec les investissements, les objectifs et les attendus de l’équipe. Cette communication a pour objectif de partager l’information, d’encourager la participation et l’engagement (dans les attendus et les objectifs), de renforcer l’appartenance à un groupe et la solidarité. C’est un mode de communication principalement « descendant », même s’il est souhaitable de favoriser le jeu des questions / réponses pour clarifier certains points et pour aider à l’adhésion.
2. La communication de groupe
Sur des sujets spécifiques qui peuvent faire partie du plan de communication et pour lesquels il est souvent intéressant de désigner un groupe de travail, en mode collaboratif, qui se retrouvera régulièrement. Ce qui est intéressant pour l’entreprise dans ce mode de fonctionnement, c’est de s’appuyer sur la diversité des activités et des personnalités pour travailler en mode « transversal », mieux comprendre ce que chacun fait dans l’organisation et ainsi pouvoir imaginer et construire ensemble en mode « créatif » et « collaboratif ». Les clés de la réussite de la communication de groupe : être clair sur les objectifs attendus, sur les règles du jeu et les valeurs fondamentales de l’entreprise tout en restant vigilant à ce que chaque membre participe. Il existe des techniques de travail et de communication de groupe comme des « ateliers créatifs », des « ateliers de codéveloppement », le « WordCafé », le « Forum ouvert », … en résumé, de nombreux outils basés sur l’intelligence collective. Le fait de pouvoir se retrouver en dehors de l’entreprise dans des animations de « TeamBuilding » permet aussi de mieux se connaitre les uns les autres, de prendre le temps d’évoquer des sujets « hors entreprise »… Tout en y revenant.
À l’issue des différentes séances, ce sera le groupe de travail qui aura la charge régulière, en suivant les règles du jeu énoncées initialement, de faire remonter en interne l’avancement des travaux et du projet en général.
3. La communication individuelle
C’est elle qui va permettre de tisser le lien relationnel et de renforcer la confiance. Elle commence par les petits gestes, les petites attentions du quotidien, en prenant des nouvelles et en s’intéressant aux autres (sujet d’autant plus important avec l’intensification du télétravail). Cela passe aussi par des moments où l’on se retrouve à deux pour approfondir certains sujets. Un des rendez-vous clés, aussi bien pour le responsable que pour le collaborateur, est l’entretien individuel dont nous avons parlé lors de l’article du mois passé. Et il y a aussi, les moments qu’il faut prendre pour clarifier une situation, pour faire le point, notamment quand les résultats ne sont pas au rendez-vous. Prendre le temps d’échanger avec écoute, bienveillance et engagement, sur les attendus, le bon suivi des règles et l’analyse des écarts. Sur des sujets qui pourraient apparaître comme conflictuels, les techniques de Communication Non Violente vont vous permettre d’avoir des échanges les plus efficaces possibles.
D’autres approches qu’il est important de pratiquer, pour une bonne communication :
- La règle des 7C : Correct (éviter les critiques), Clair (sur les objectifs, avec les bons mots), Concis (aller à l’essentiel), Courtois (respectueux), Convivial (enthousiaste), Convaincant (en étant convaincu), Compétent (être exemplaire).
- Les 4 accords toltèques : avoir une parole impeccable, savoir dissocier les actes de notre personne, ne pas faire d’à priori et donner le meilleur de soi-même. Simple à comprendre… Mais un réel défi au quotidien.
- Prendre en compte le style de personnalité de votre interlocuteur. Vous pouvez vous appuyer sur l’outil DISC ou d’autres outils (MBTI, Herrmann ou encore le Profil XT). Que vous l’utilisiez en individuel ou en collectif, ce type d’outil permet de mettre en évidence les traits de caractère et les styles de comportement, mais aussi les préférences et centres d’intérêt de la personne, pour pouvoir mieux comprendre, s’adapter et communiquer.
En conclusion, pour bien communiquer, il faut préparer ce que vous avez à dire, être clair sur vos attendus, et savoir faire parler et faire adhérer en sachant s’adapter aux autres. Certes, l’exercice peut paraître un peu compliqué, mais en définitive, il ne l’est pas tant que ça, et en communiquant efficacement, vous allez pouvoir gagner un temps considérable, et dépasser certaines limites actuelles.
En nous rappelant la citation d’Aristote « l’homme est un animal doué de langage » ; sachons utiliser ce langage pour mieux se comprendre et mieux vivre ensemble.
