Naviguer à vue ou piloter pour plus de sérénité ?
Pour tout dirigeant, avoir une maîtrise globale de son entreprise est crucial. Il est difficile de prendre les bonnes décisions en se basant simplement sur des intuitions ou des observations ponctuelles : c’est pourquoi il est essentiel ne pas naviguer à vue et d’avoir un tableau de bord pour piloter son entreprise.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?
Définition
Un tableau de bord est un outil de pilotage qui permet de visualiser de manière synthétique les indicateurs clés de performance de l’entreprise. Il permet de suivre l’évolution de l’activité, de mesurer les résultats et d’identifier les écarts par rapport aux prévisions : les points forts à renforcer et les points faibles à corriger. C’est un outil indispensable pour tout dirigeant qui souhaite anticiper les problèmes et prendre les bonnes décisions en temps réel. C’est un outil de suivi d’activité indispensable.
À quoi sert un tableau de bord ?
Grâce à un tableau de bord, le dirigeant dispose d’une vue d’ensemble sur la situation financière et opérationnelle de l’entreprise. Il peut suivre les ventes, les marges, les coûts, les délais de paiement, les flux de trésorerie mais aussi la satisfaction des clients, la performance des équipes, le turnover et bien d’autres indicateurs importants et nécessaires dans la conduite de ses activités. Il peut ainsi prendre des décisions éclairées en matière de développement, d’investissement, de financement ou de gestion de la trésorerie.
Suivi d’activité ou comment faire un tableau de bord ?
En tant que dirigeant d’entreprise, vous aspirez à pouvoir prendre les bonnes décisions au bon moment et maîtriser autant que possible les résultats de votre entreprise. Pour cela vous devez disposer des informations qui vous permettent de déceler rapidement les écarts de performance par rapport aux objectifs fixés et de les comprendre grâce aux différents tableaux de bord mis en place au sein de l’entreprise à chaque niveau de responsabilité. Ainsi vous disposez de votre tableau de bord de direction générale, certes assez global et synthétique mais vos différents collaborateurs disposeront du leur pour mieux maîtriser leur propre périmètre d’activité et leurs résultats par rapport à leurs objectifs spécifiques. Les tableaux de bord ne sont pas des tableaux comptables : ils sont conçus pour permettre à chaque responsable de disposer des indicateurs susceptibles de mesurer ses performances et celles de son service pour comprendre ce qui peut être amélioré et/ou corrigé.
Quels sont les éléments qui composent un tableau de bord ?
Déterminez vos objectifs
La première étape pour créer un tableau de bord pour votre entreprise est de déterminer vos objectifs pour l’entreprise . Commencez par ceux-là : ils vous permettront ensuite de décliner en cohérence ceux de vos collaborateurs à tous les niveaux de l’entreprise. Assurez-vous également que tous les objectifs fixés soient « SMART », c’est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalisables et fixés dans le Temps.
Identifiez les indicateurs clés de performance
Une fois que vous avez déterminé vos objectifs, vous devez identifier les indicateurs clés de performance (ICP ou KPI *en anglais). Les ICP vont vous permettre de mesurer la progression vers l’atteinte de vos objectifs. Par exemple, si votre objectif est d’augmenter le chiffre d’affaire de votre site Internet de n% au cours des six prochains mois, des indicateurs clés de performance pourraient être le nombre de visiteurs sur votre site web, le taux de conversion, le nombre de transactions , le panier moyen, etc. ; dès lors que vous auriez fixé des objectifs pour chacun de ces indicateurs pris séparément.
Collectez les données
La prochaine étape consiste à collecter les données nécessaires le plus automatiquement et systématiquement possible pour mesurer vos ICP. Vous pouvez collecter des données à partir de diverses sources, telles que votre site web, votre système de comptabilité, votre CRM, vos système de facturation, de production, de logistique, de paye etc. Vous pouvez également collecter des données manuellement en utilisant des formulaires ou des enquêtes.
Utilisez un outil de visualisation des données
Une fois que vous avez collecté les données nécessaires, il est nécessaire d’utiliser un outil de visualisation des données pour créer votre tableau de bord. Les outils de visualisation des données vous permettent de transformer des données en graphiques et en tableaux pour une meilleure compréhension. Vous pouvez démarrez par Excel mais de plus en plus d’outils de gestion vous permettent aujourd’hui de présenter vos données de façon claire, simple et didactique.
Partagez votre tableau de bord
La dernière étape consiste à partager et échanger les résultats de vos différents tableaux de bord pour mieux analyser et comprendre les résultats de l’entreprise et les performances individuelles de chaque responsable et de chaque équipe. Le partage des résultats avec votre équipe doit vous permettre de prendre des décisions éclairées et d’impliquer l’équipe dans l’action. Vous pouvez partager votre tableau de bord en utilisant des outils tels que Google Drive, Dropbox, SharePoint ou d’autres .
Pourquoi faire appel à un coach d’affaires LeCNDC® pour créer un tableau de reporting pour piloter son entreprise ?
Les coachs d’affaires LeCNDC® sont des généralistes qui maîtrisent parfaitement tous les rouages de la gestion d’une entreprise et disposent des compétences et des outils nécessaires pour aider les dirigeants ou leurs managers à établir des tableaux de bord efficaces. Ils apportent leur expertise et leur expérience pour les aider à identifier les Indicateurs Clés de Performance (ICP) pertinents et à les hiérarchiser en fonction de leurs objectifs et de leurs priorités.
Ils vont accompagner le dirigeant et ses équipes dans la mise en place de leurs tableaux de bord et les aider à communiquer les résultats aux différents niveaux de l’organisation. Cela permet aux dirigeants d’ améliorer immédiatement leurs prises de décision et mieux maîtriser leur activité tout en impliquant leurs collaborateurs.
Enfin, un coach d’affaires LeCNDC®, du fait de sa flexibilité, de sa connaissance de l’entreprise et des Hommes pourra aider l’entreprise à adapter ses tableaux de bord en fonction des évolutions de son activité, de ses objectifs à court et moyen terme et de son organisation. Il pourra ainsi contribuer à améliorer la performance de l’entreprise dans la durée et de manière continue.
En résumé, faire appel à un coach d’affaires LeCNDC pour établir un tableau de bord opérationnel peut aider les entreprises à mieux piloter leur activité et à améliorer leurs performances.
La création d’un tableau de bord pour votre entreprise est un outil de pilotage incontournable pour suivre l’évolution de votre entreprise et de prendre à temps les bonnes décisions. En suivant ces étapes et en faisant appel à un coach d’affaires LeCNDC®, vous pourrez créer des tableaux de bord efficaces qui vous permettront d’atteindre vos objectifs et de maîtriser votre développement.
Diriger son entreprise, implique de prendre les bonnes décisions au bon moment.
Pour cela, le tableau de bord est un allié précieux composé d’informations pertinentes. Observons pourquoi et comment construire ce fantastique outil d’aide à la décision.
Exemples d’un tableau de bord de gestion ou tableau de bord prévisionnel
A chaque entreprise, à chaque dirigeant et à chaque responsable, son tableau de bord !
Voici des exemples d’informations que l’on peut y retrouver :
Le budget d’exploitation
C’est le moteur de l’action : il représente la synthèse des objectifs de l’année et la synthèse des engagements de chacun pour l’ensemble de l’entreprise. C’est le reflet exact des plans d’actions prévus pour atteindre ces objectifs. C’est aussi la base de contrôle qui va vous permettre de suivre très régulièrement les écarts par rapport aux objectifs et de prendre des décision appropriées au bon moment pour corriger, si nécessaire, les trajectoires constatées et/ou prévues.
Il se matérialise par un résultat d’exploitation qui est en général mensualisé et qui doit être comparé au résultat réel ou estimé.
Le contrôle budgétaire
Il se réalise mensuellement à partir des éléments comptables et de gestion et à partir de tous les éléments d’information provenant notamment de la comptabilité, des systèmes de facturation et de paye. Il peut être réalisé pour l’entreprise, par centre de responsabilité ou par activité selon le cadre défini pour le budget et va permettre de suivre puis analyser les écarts par rapport aux prévisions du budget de façon à pouvoir réagir rapidement le cas échéant.
Les indicateurs clés de performance
Comme nous l’avons vu précédemment, ils doivent rester simples, limités en nombre et permettre d’apprécier les performances de chacun selon des critères objectifs et pertinents. Ce sont aussi, dans certains cas, de très bons indicateurs d’alerte et d’aide à la décision. Ils doivent être discutés et validés avec les personnes concernées et dépendre également des missions et des objectifs fixés. Enfin, ils sont très utiles dans le cadre d’échanges entre responsables et collaborateurs lors des entretiens individuels.
Le plan de trésorerie
Le plan de trésorerie est essentiel dans la maîtrise de la gestion de l’entreprise. Il est construit à partir du budget d’exploitation et va permettre au dirigeant de bien prévoir ses éventuels besoins de financement, d’évaluer ses capacités de trésorerie à court terme et d’anticiper d’éventuelles discussions avec son banquier… avec sérénité !
Un outil de mesure et de suivi d’activité, mais pas seulement !
Le tableau de bord est bien sur un outil de mesure des performances comparées à l’historique et aux objectifs définis, mais ce peut être également un outil de motivation des équipes dès lors qu’il est partagé et donne lieu régulièrement à des échanges pour décider de nouvelles actions.
Il doit donc être ’alimenté à fréquences régulières et systématiques dont le rythme à définir en fonction des besoins de chacun, pour devenir un précieux outils d’aide à la décision.
Un tableau de bord de gestion est également un outil de communication
Dès lors que les tableaux de bord et les résultats sont partagés avec les équipes, ils peuvent devenir d’excellents moyens de communication pour faire comprendre aux collaborateurs les objectifs de l’entreprise, les résultats attendus et pour les engager ainsi dans l’atteinte de ces objectifs. Ce partage facilite également également la transparence et la confiance entre les équipes et leurs dirigeants : en partageant les résultats avec vos collaborateurs, ces derniers peuvent constater concrètement l’impact de leur travail sur les performances de l’entreprise et se sentir davantage impliqués dans sa réussite.
Un tableau de bord de gestion est donc aussi un outil opérationnel de motivation et de performance pour les équipes
En effet, en visualisant les résultats de leur travail, les collaborateurs peuvent se sentir plus motivés pour atteindre les objectifs fixés. En incluant des indicateurs de performance liés aux objectifs individuels, le tableau de bord peut servir d’outil de motivation leur permettant de suivre leur propre progression et d’identifier les domaines dans lesquels ils peuvent s’améliorer.
Il est donc clair que le tableau de bord de gestion est un outil puissant et indispensable qui répond à de nombreuses finalités au sein de l’entreprise.
Témoignage de Virginie H.
Dirigeante d’une chaîne de restaurants dans la région lyonnaise
« J’ai repris et je dirige une chaîne de restaurants. J’ai récemment fait appel à un coach de LeCNDC® pour m’aider à créer un tableau de bord de gestion pour mon entreprise. Je suis extrêmement satisfait des résultats obtenus grâce à cette collaboration car avant de contacter LeCNDC®, j’avais du mal à identifier les indicateurs clés de performance de mon entreprise. Je savais que des choses n’allaient pas, je pouvais le constater chaque mois, mais même en analysant mes résultats, je n’arrivais pas à identifier de façon claire pourquoi les mêmes problèmes resurgissaient régulièrement. Cela devenait extrêmement stressant. C’est là que le coach LeCNDC® est intervenu.
Il m’a aidé à comprendre les points critiques de mon organisation qui nécessitaient une attention particulière et m’a aidé à établir des objectifs clairs et mesurables pour chacun d’eux. Ensuite, nous avons travaillé ensemble pour identifier les indicateurs de performance qui me permettraient de suivre la progression de mes objectifs.
Le coach LeCNDC m’a également aidé à créer un tableau de bord de gestion personnalisé qui me permet de visualiser mon activité en temps réel. Cela me permet de suivre facilement les progrès de mon entreprise et de prendre des bonnes décisions au bon moment, en fonction des résultats.
De plus, en les partageant avec les équipes de mes différents restaurants, nous avons pu identifier les points sur lesquels celles-ci n’étaient pas conscientes des progrès à effectuer.
Je suis vraiment reconnaissant du travail effectué par le coach LeCNDC®. Son expertise et sa passion pour aider les dirigeants de TPE-PME à réussir ont été précieux pour moi et pour mon entreprise. Je recommande fortement LeCNDC® à tout dirigeant d’entreprise qui cherche à améliorer ses performances… Et à s’équiper d’un tableau de bord clair et… efficace ! »
*KPI (Key Performance Indicator) est un acronyme qui signifie en français « indicateur clé de performance ». Un KPI est une mesure quantifiable qui permet de suivre la progression des objectifs d’une entreprise. Les KPIs sont utilisés pour évaluer les performances d’une entreprise, d’un service de l’entreprise, d’un processus ou d’un collaborateur.
Les KPIs peuvent être utilisés dans différents domaines d’activité tels que les ventes, le marketing, la production, la finance, etc. Ils peuvent être financiers ou non financiers, tels que le chiffre d’affaires, le taux de conversion, le temps de production, le taux d’absentéisme, le taux de satisfaction client, etc.
Les KPIs sont généralement exprimés sous forme de chiffres ou de ratios qui sont comparés à des objectifs prédéfinis. L’objectif est de mesurer l’écart entre la performance réelle et la performance attendue, afin d’identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière. Les KPIs permettent également de mesurer la progression vers les objectifs et de prendre les mesures correctives nécessaires.
