À l’aube de cette nouvelle année, je vous propose de prendre le temps de faire le point de vos activités avec chacune de vos collaboratrices et chacun de vos collaborateurs. En effet, s’il est difficile à l’heure actuelle de recruter de nouveaux talents, il devient essentiel de fidéliser vos collaborateurs actuels. Et s’il est souvent question, dans la presse, de fidélisation des clients (pour construire une activité économique plus pérenne, avec davantage de visibilité), il est encore plus important de fidéliser vos collaborateurs actuels ; ce sont eux qui, en définitive, vont vous permettre de fidéliser vos clients.
Fidéliser ses collaborateurs actuels
Dès lors, vous risquez d’être pris en tenailles par deux situations extrêmes :
- les plus jeunes, qui, animés par une frénésie de zapping, testent sans cesse de nouvelles expériences professionnelles et personnelles, changent de job très régulièrement,
- les plus anciens qui se satisfont d’une situation connue, même si elle n’est pas forcément idéale, mais qui ont une peur, plus ou moins chronique, de tout changement.
Et c’est là où vous devez jouer votre rôle de chef d’entreprise, de chef d’orchestre, de vos différents solistes que sont vos collaborateurs ; ce rôle qui va vous permettre, à partir d’une partition commune (votre plan de développement pour 2023), de répartir les rôles et de faire en sorte que chaque soliste de votre équipe (de votre orchestre), joue avec son style et ses compétences sa propre contribution à la partition commune.
Mettre en place un processus d’entretiens individuels
Il y a une très bonne façon de mettre tout cela « en musique » : en s’appuyant sur un outil qui participe à la gestion des Ressources Humaines, à savoir le processus des entretiens individuels (appelés aussi entretiens annuels d’activité). C’est une démarche qui est à la fois structurée, cadrée et très efficace, car elle permet de consacrer un moment privilégié d’échanges entre le collaborateur et son responsable (le plus souvent le dirigeant dans les TPE, voire le responsable de service comme c’est le cas au sein des PME).
Les différentes étapes pour cet entretien sont de partager, avec le collaborateur, les éléments suivants :
- l’évaluation de l’activité générale et l’atteinte de ses objectifs de l’année passée,
- l’appréciation de ses compétences (aussi bien en savoir-faire qu’en savoir être),
- la définition de ses objectifs quantitatifs et qualitatifs pour l’année à venir (objectifs qui doivent être mesurables et qui pourront être suivis par vous et par le collaborateur lui-même),
- ses envies ou ses besoins de formations à décider et à planifier,
- ses aspirations d’évolution s’il en a.
Le plus important est que chacune et chacun prépare bien les réponses à toutes ces questions avant l’entretien, à partir du document qui servira de support pour écrire les réponses (d’où l’importance de préparer des réponses écrites avant de se voir !). Cela permettra de rendre l’entretien le plus constructif possible, de prendre du recul pour d’abord analyser les différents sujets puis de pouvoir se mettre d’accord pour ensuite se projeter ensemble sur des changements et améliorations possibles. C’est également un moment où certaines tensions pourront se relâcher, par le simple fait de prendre le temps de bien s’écouter et de mieux se comprendre. Le moment aussi, où des objectifs ambitieux pour l’année à venir pourront être échangés, validés dans la sérénité et prendre ainsi leur point d’ancrage, avec un engagement encore plus fort, plus volontaire de chaque collaborateur.
Et si vous n’avez pas encore effectué ces entretiens à la fin de l’année dernière, vous aurez beaucoup à gagner en les programmant rapidement en ce début d’année (notamment si c’est le début de votre exercice). Car si ces entretiens peuvent se dérouler à tout moment de l’année, ils ont une temporalité renforcée en début d’exercice. Ils sont particulièrement intéressants pour lancer des plans d’action coordonnés, cohérents et clairs.
Et dans certains cas spécifiques (arrivée d’un nouveau collaborateur, changement de poste, évolution majeure de poste dans l’entreprise, etc.) il peut être intéressant de prévoir un point de passage « allégé » au bout de six mois.
Enfin, dernier point essentiel dont il faut absolument tenir compte : ces entretiens ne sont surtout pas l’occasion de discuter des salaires, ni le devenir en cours d’entretien. Il doit y avoir une autre temporalité pour cela.
Et si certains d’entre vous, entrepreneurs, ressentez des résistances, des craintes à pratiquer ces entretiens individuels, sachez que vous aurez énormément à gagner en y investissant du temps. Cette démarche volontaire et personnalisée vous permettra, sans aucun doute, d’engranger des effets positifs pour toute l’année à venir.
