Les encaissements clients ont un impact majeur direct non seulement sur la trésorerie mais aussi sur la rentabilité : coûts de gestion, agios/délais, voire impayés (pertes sèches).
Quelques outils pour optimiser les encaissements :
1. Disposer d’un tableau de bord avec des indicateurs comme l’encours par client, les dates d’échéances, jours et montants en retard … Créer des alertes, mesurer les écarts.
2. Connaître et classer ses clients / prospects: qui sont nos principaux clients, à quoi ressemble notre client idéal ? comment vont-ils / fonctionnent-ils ? Bien se renseigner sur les prospects.
3. Créer et respecter un mode opératoire standard pour les encaissements : diviser et répartir les tâches (qui, quoi, quand, comment) dans l‘entreprise depuis la vente jusqu’à l’arrivée des fonds. Diffuser et suivre des règles écrites. Tester et adopter ce qui fonctionne bien.
4. … ce qui permet de faire du sur mesure pour 20 % des cas:
– analyser la situation particulière en décryptant les clients,
– se définir des objectifs et marges de manœuvre,
– prévoir une relance graduée et un calendrier d’actions réaliste,
– rester rationnel et valoriser son service,
– tenir tout en utilisant l’humour pour dédramatiser !
5. Impliquer les équipes avec un objectif et plan d’action commun: y associer le commercial, la production, la comptabilité. Les former, les récompenser, communiquer toujours plus.
6. Recalculer ses prix pour chaque projet et chaque client en chiffrant et incluant les vrais coûts de gestion, des délais/agios, des impayés.
7. Prendre l’initiative, être en veille, et penser aux ressources extérieures: outils et informations, experts comptables, avocats, banques ….
L’encaissement est une occasion de montrer le professionnalisme de l’entreprise, de consolider sa relation client (gagnant – gagnant, respect de soi et de l’autre) et bien sûr d’améliorer son flux de trésorerie.
